De Belgische ondernemers Tars Van Der Vaerent en Daan Van Isterdael bouwen met RAPP aan een adviesbureau dat klanten snel zelfredzaam maakt. In een recent interview leggen zij uit dat het ideale scenario is dat klanten hen maar één keer nodig hebben. Het gesprek vond plaats in België en raakt ook het Nederlandse mkb. Hun doel: minder afhankelijkheid, meer kennis bij de klant en duidelijke resultaten.
Advies met einddatum
Tars Van Der Vaerent en Daan Van Isterdael zijn op het moment van schrijven medeoprichters van RAPP. Hun uitgangspunt is helder: elk traject krijgt een duidelijke start, einddoel en overdracht. Zo wordt de klant eigenaar van de oplossing en blijft er geen langdurige afhankelijkheid van externe adviseurs over.
“In het ideale scenario hebben klanten ons maar één keer nodig.”
Die aanpak past bij ondernemers die snel willen verbeteren zonder doorlopende contracten. Het gaat vaak om afgebakende projecten, zoals het stroomlijnen van processen, het verbeteren van data-inzicht of het opzetten van digitale werkwijzen. De belofte is kort, concreet en meetbaar, met vooraf afgesproken resultaten.
Voor bedrijven is dat financieel overzichtelijk. Het beperkt abonnementskosten en voorkomt zogeheten ‘vendor lock-in’, waarbij je vastzit aan één leverancier. Dat maakt de aanpak aantrekkelijk voor mkb’ers die wendbaar willen blijven in een krappe markt.
Kennisoverdracht als kern
RAPP richt zich op overdracht van kennis en vaardigheden aan interne teams. Dat gebeurt met trainingen, eenvoudige handleidingen en werkafspraken die passen bij de dagelijkse praktijk. Documentatie is hierbij belangrijk: het is een compact stappenplan waarmee medewerkers zelfstandig kunnen werken.
De keuze voor tools en systemen is nuchter: liever bestaande middelen slim inzetten dan een dure, nieuwe suite. Waar mogelijk gebruiken ze open standaarden, zodat bedrijven later eenvoudig kunnen wisselen of uitbreiden. Dit verkleint risico’s en houdt de regie bij de ondernemer.
Na afronding volgt vaak een korte nazorg, gericht op bijsturen in plaats van langdurig beheer. Dat voorkomt dat kennis weglekt zodra adviseurs vertrekken. Het resultaat is een team dat zelf kan verbeteren, met alleen nog gerichte hulp als dat écht nodig is.
Praktisch voor mkb Nederland
Voor Nederlandse mkb’ers is deze werkwijze interessant bij digitalisering, procesverbetering en slimme inzet van data. Het sluit aan bij ondernemers die snel resultaat willen en budget willen beheersen. Wie hiermee aan de slag gaat, kan tegelijk kijken naar “subsidie digitalisering mkb Nederland”.
Er zijn in Nederland en de EU verschillende ondersteuningsroutes. Denk aan RVO-regelingen voor innovatie en digitalisering, en aan Europese Digital Innovation Hubs die vouchers en begeleiding bieden. Ook regionale programma’s kunnen vergoedingen of advies verstrekken voor haalbaarheid en implementatie.
Let daarbij op de juridische basis. Bij samenwerking met een adviseur is een verwerkersovereenkomst vaak nodig. Dat is een contract over hoe persoonsgegevens worden verwerkt, in lijn met de privacywet AVG.
AVG en AI Act
Projecten met data of AI moeten voldoen aan de AVG, de Europese privacywet. Dat betekent: alleen noodzakelijke gegevens gebruiken, goed beveiligen en duidelijk zijn over het doel. Bedrijven moeten kunnen uitleggen welke data ze verwerken en waarom.
De Europese AI Act gaat stapsgewijs in werking en stelt regels aan het gebruik van AI. Systemen met hoger risico krijgen strengere eisen, zoals risicobeoordeling en documentatie. Voor veel mkb-toepassingen ligt de nadruk op transparantie: laat gebruikers weten dat AI wordt ingezet en hoe.
Praktische stappen helpen om compliant te blijven. Maak een simpel dataminimisatieplan, voer waar nodig een DPIA uit (een toets op privacyrisico’s) en houd een logboek bij van wijzigingen. Train medewerkers in basisregels, zodat kennis niet bij één persoon blijft hangen.
Kosten, waarde en valkuilen
Een traject met einddatum biedt kostenbeheersing en snelheid. Er is minder noodzaak voor doorlopende licenties en externe uren. Daar staat tegenover dat voorbereiding cruciaal is: zonder duidelijke doelen en betrokken medewerkers blijft het effect beperkt.
De grootste valkuil is dat processen niet worden geborgd. Dat voorkomt u met een procesverantwoordelijke in het team, een compact handboek en vaste meetmomenten. Zo blijft de verandering ook na afronding van het project in stand.
Stuur op eenvoudige, harde indicatoren: tijdswinst per taak, minder fouten of hogere klanttevredenheid. Zulke cijfers maken de waarde van het traject zichtbaar. Ze helpen bovendien bij rapportage aan financiers en bij aanvragen voor subsidies of fiscale regelingen.