Horecaondernemers Bjorn van Dijl en Nicky van Westenbrugge delen deze maand hun lessen over sturen op cijfers in de Nederlandse horeca. Ze laten zien hoe mkb’ers met eenvoudige data meer grip krijgen op omzet, kosten en cashflow. Dat is urgent door stijgende loonkosten en krappe marges. Ze wijzen ook op kansen zoals subsidie digitalisering mkb Nederland via RVO om systemen te verbeteren.
Waarom cijfers leidend zijn
Veel restaurants en cafés sturen nog op gevoel, terwijl kleine afwijkingen in marge of personeelsinzet direct winst wegvagen. Van Dijl en Van Westenbrugge benadrukken dat vaste meetpunten per dag en per uur nodig zijn om snel bij te sturen. Zo zien ondernemers eerder of bezetting, gemiddelde besteding en waste in balans zijn. Dat verkleint risico’s en maakt plannen realistischer.
Een eenvoudige maandelijkse winst-en-verliesrekening is vaak te laat. Door wekelijks te kijken naar omzet per uur, brutomarge en personeelspercentage ontstaat eerder zicht op knelpunten. Dit helpt ook bij gesprekken met leveranciers en de bank. Wie op tijd ingrijpt, voorkomt cashflowstress aan het eind van de maand.
De druk is toegenomen door hogere lonen, energiekosten en huur. Veel horecabedrijven lossen bovendien nog belastingschulden uit de coronaperiode af. Juist daarom is strak sturen op cijfers geen luxe, maar basiswerk voor elk mkb-bedrijf.
Sturen op cijfers: kies vaste meetpunten, vergelijk met budget en forecast, en stuur direct bij op prijs, personele inzet of inkoop.
Kies enkele KPI’s
Te veel cijfers werkt verlammend; kies per bedrijf vijf tot zeven kern-KPI’s. Denk aan omzet per uur, gemiddelde besteding, brutomarge per productgroep, personeelskosten als percentage van de omzet en voorraadrotatie. Deze set geeft een compleet beeld van bezetting, prijs en kosten.
Maak KPI’s concreet en meetbaar per vestiging en per dienst. Een bar of terras heeft andere piekmomenten dan het restaurant. Door targets per dagdeel te koppelen aan roosters, voorkom je over- of onderbezetting.
Prijs en marge vragen extra aandacht. In Nederland geldt 9% btw op eten en 21% op alcohol, wat marges per categorie sterk beïnvloedt. Door productmix en portiegrootte regelmatig te herzien, blijft de brutowinst op peil zonder direct te “duurder” te lijken.
Werk met wekelijkse dashboards
Een eenvoudig dashboard uit kassa-, reserverings- en boekhoudsystemen geeft elke week het juiste beeld. Exporteer standaardrapporten en houd het formaat gelijk, zodat trends zichtbaar worden. Een vast ritme helpt: maandag cijfers, dinsdag acties, vrijdag check-in.
Dashboards zijn het startpunt voor gesprekken met chefs, floormanagers en leveranciers. Koppel acties aan de data: menuwijziging, andere inkoop, of een extra upsell in het drukste uur. Kleine, snelle ingrepen leveren vaak meer op dan grote reorganisaties.
Voor mkb’ers kan slimme digitalisering veel tijd schelen. Denk aan kassakoppelingen met boekhoudpakketten en eenvoudige forecast-tools. RVO-regelingen voor digitalisering en energie-efficiëntie kunnen de investering verlagen, zeker voor ondernemers die meerdere locaties aansturen.
Beheers kosten en marges
Personeel is vaak de grootste kostenpost. Het wettelijk minimumuurloon en cao-stijgingen drukken op de marge. Door roosters te baseren op omzet per uur en no-shows te beperken met heldere reserveringsvoorwaarden, daalt het personeelspercentage zonder kwaliteitsverlies.
Inkoop vraagt dagelijks aandacht. Vergelijk offertes, bundel volumes en stel een duidelijke productlijst op. Controleer de “waste” in de keuken en pas recepturen aan, zodat de theoretische marge dichter bij de werkelijke marge komt.
Let ook op btw-effecten, vooral bij gecombineerde arrangementen. Een correcte scheiding tussen 9% (eten) en 21% (alcohol) voorkomt naheffingen en boetes. Bespreek complexe prijsconstructies tijdig met de boekhouder of fiscalist.
Let op AVG en personeel
Wie data verzamelt over gasten en medewerkers moet de AVG naleven, de Europese privacywet. Verzamel niet meer gegevens dan nodig, en bewaar data niet langer dan nodig is. Anonimiseer rapportages waar mogelijk, zeker bij personeelsdata.
Transparantie naar het team vergroot draagvlak. Leg uit welke cijfers worden gevolgd en waarom. Betrek medewerkers bij doelen, bijvoorbeeld door weekdoelen per uur of tafelgroep te delen en successen te vieren.
Voor arbo en werkdruk is balans belangrijk. Sturen op cijfers mag niet leiden tot onveilige tempo’s of te krappe bezetting. De Arbowet vereist een gezonde en veilige werkplek; kwaliteit en dienstverlening moeten leidend blijven.
Gebruik subsidie digitalisering
Digitaliseren hoeft niet duur te zijn. Via RVO bestaan fiscale regelingen zoals EIA en MIA/Vamil voor energiezuinige apparatuur en duurzame investeringen. Sommige regionale programma’s ondersteunen digitalisering van het mkb, bijvoorbeeld met vouchers voor kassasoftware of data-analyse.
Check bij de Kamer van Koophandel en RVO of uw bedrijf in aanmerking komt voor subsidie digitalisering mkb Nederland. Een kleine subsidie kan de stap naar betere dashboards en koppelingen versnellen. Dat levert structureel tijdswinst en betrouwbaardere cijfers op.
Van Dijl en Van Westenbrugge laten zien dat eenvoud werkt: kies een paar KPI’s, kijk wekelijks, en handel direct. Met discipline, transparantie en slimme ondersteuning uit beleid en technologie kunnen horeca-ondernemers hun rendement verbeteren en risico’s beperken.