De laatste tientallen jaren heeft de wereld zeker niet stilgestaan. En veel van die veranderingen hebben ook een grote impact op het reilen en zeilen op de werkvloer. Als je je dan afvraagt wat dan de belangrijkste ontwikkelingen zijn, dan komen we al snel bij twee die in het oog springen. In de eerste plaats heb je uiteraard de technologische veranderingen. Waardoor veel werk geautomatiseerd is en de rol van de ‘werknemer’ in veel bedrijven is vernieuwd. En daarnaast heb je dan uiteraard de nieuwe tendens van ‘hybride’ werken: personeel werkt niet meer alleen op kantoor, maar bijvoorbeeld ook thuis of op openbare plaatsen. Deze veranderingen hebben ervoor gezorgd dat alles flexibeler is, je effectiever kunt werken en zo zijn er nog veel meer voordelen. Tegelijkertijd brengt het ook een belangrijke uitdaging met zich mee. Want hoe zorg je ervoor dat iedereen soepel en effectief kan samenwerken met de impact van technologie en het feit dat men elkaar minder vaak ziet?
Investeer in de juiste systemen
Alles begint met het fundament en wanneer je investeert in de juiste systemen, dan zal de samenwerking direct al een stuk soepeler verlopen. Want het principe van een hecht en functionerend team is vrij simpel: zolang er geen kinken in de kabels komen, de frustraties beperkt blijven en iedereen weet wat hij of zij moet doen, dan loopt alles meestal op rolletjes. Uiteraard is dit een utopisch gegeven en gaat er altijd wel wat mis, maar als je bijvoorbeeld investeert in Dynamics 365 project operations van 9 Altitudes dan zit het fundament in ieder geval goed. Maar wat kan dit dan voor je bedrijf betekenen? Nou, deze software zorgt ervoor dat iedereen in dezelfde systemen werkt. Je hebt dus geen onduidelijkheid en zo voorkom je de bekende problemen. Dat iedereen bijvoorbeeld met andere documenten werkt, het inzicht ontbreekt en ga zo maar verder. En het voordeel is dat het systeem geschikt is voor verschillende branches. Denk aan de zakelijke dienstverlening, maar ook binnen de IT, bouw en infrastructuur is het erg nuttig!
Slim en effectief vergaderen
Als je geïnvesteerd hebt in goede systemen, zoals ERP oplossingen, dan is het fundament gelegd! Maar daarnaast zijn er ook nog andere handige tips die je kunt toepassen voor een betere samenwerking. Als je kijkt naar een belangrijk euvel in veel bedrijven, dan kom je al snel bij vergaderingen uit. Deze zijn weliswaar noodzakelijk, maar lang niet iedereen is er blij mee en ze zijn in veel ondernemingen dan ook een bron van frustraties. En het is belangrijk om die frustraties slim te pareren. Een bekende frustratie die iedereen ongetwijfeld herkent: het gebrek aan effectief vergaderen. Dat je met zijn allen gaat zitten, wel wat agendapunten hebt, maar men niet to-the-point komt. Of dat er deelnemers zijn die te veel afwijken van de rode lijn. Dergelijke problemen kun je voorkomen door direct heldere actiepunten te beschrijven. En ook is het belangrijk om een soort ‘scheidsrechter’ te benoemen. Iemand die optreedt wanneer er wordt afgedwaald. Een andere frustratie die vaak bij vergaderen komt kijken: een paar deelnemers hebben het hoogste woord en de rest komt er vrijwel niet tussen. Dit heeft vaak te maken met het feit dat de een meer introvert is dan de ander. Dit kun je ook gemakkelijk oplossen door iedereen aan het woord te laten. Door bijvoorbeeld concrete vragen te stellen.
Frustraties constructief uiten
Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. En waar gewerkt wordt, zullen er ook altijd frustraties ontstaan. Ook wanneer alles binnen het bedrijf soepeltjes verloopt. Dat bepaalde persoonlijkheden bijvoorbeeld met elkaar botsen met alle gevolgen van dien. Het punt is echter dat medewerkers die frustraties vaak opkroppen. Dat is immers menselijk. Soms is dat prima, maar het is beter om de frustraties binnen een team niet te negeren. Anders resulteren de niet benoemde frustraties waarschijnlijk in passief-agressief gedrag of zal er uiteindelijk een bom barsten. Maar als de frustraties dan geuit worden, is het wel belangrijk dat dit op een goede manier gebeurt. Dus niet op de bekende aanvallende manier: dat je iemand een verwijt maakt, zonder met een oplossing te komen.
Plan focusuren in
Als laatste nog een korte en handige tip: focusuren inplannen. Door de vele technologie staan medewerkers binnen een team vrijwel de gehele dag digitaal met elkaar in contact. Hartstikke handig natuurlijk, maar soms is volle focus ook nodig. Dat je je echt kan concentreren zonder afleiding. Zogenaamde focusuren zijn dan ideaal!
Natuurlijk moet je als onderneming met de tijd meegaan. Maar door er slim mee om te gaan, doe je er zeker je voordeel mee!