Iedere ondernemer herkent het: in het begin is je bedrijf overzichtelijk. Je kent elke klant bij naam, de administratie past in een Excel-bestand en als er een beslissing moet worden genomen, gebeurt dat tijdens de lunch. Maar dan gaat het hard. Er komen meer medewerkers, meer klanten, meer verplichtingen. En op een dag ontstaat er een ongemakkelijk gevoel: waar hang ik dit allemaal nog aan op?
Welkom bij het kapstokprobleem.
Het is dat moment waarop je organisatie zo snel groeit dat er simpelweg geen houvast meer is. Het overzicht ontbreekt, afspraken raken verspreid en de administratie verandert van een hulpmiddel in een hoofdpijnbron. En precies dan wordt het inrichten van interne beheersing onmisbaar. Niet alleen om je eigen nachtrust te redden, maar ook omdat de accountant straks langskomt. Een stevige interne beheersing maakt de weg naar een accountantsverklaring namelijk een stuk makkelijker.
Wat is dat kapstokprobleem eigenlijk?
Zie je organisatie als een gang vol jassen. Zolang er maar een paar mensen binnenkomen, is er plek genoeg. Iedereen hangt zijn jas netjes op en het werkt prima. Maar als het drukker wordt, is de kapstok opeens te klein. Jassen vallen op de grond, iemand legt er eentje op een stoel en een ander neemt hem mee de vergaderruimte in. Binnen de kortste keren is er chaos.
Zo gaat het ook in een bedrijf. Zolang je klein bent, volstaan korte lijnen en informele afspraken. Maar zodra er meer mensen, processen en verplichtingen bijkomen, valt er niets meer te “hangen”. Het overzicht raakt zoek en dat leidt tot risico’s. Beslissingen blijven liggen, niemand weet wie waarvoor verantwoordelijk is en de financiële administratie verandert in een puzzel zonder deksel van de doos.
Waarom groei tegelijk zegen en valkuil is
Groei is natuurlijk een droom. Nieuwe klanten, meer omzet, meer impact. Maar het is ook de voedingsbodem voor chaos. Hoe groter de organisatie, hoe meer kans op fouten en blinde vlekken.
Neem een scale-up die in drie jaar tijd groeit van tien naar honderd medewerkers. In het begin werkt iedereen in één ruimte en is de communicatie glashelder. Maar na verloop van tijd zijn er verschillende teams, meerdere kantoren, contracten die overal rondzwerven en een administratie die uit zijn voegen barst. De directie focust liever op nieuwe deals dan op het optuigen van controlesystemen. Totdat de accountant komt en zegt: “Ik kan hier zo geen verklaring op afgeven.” Of nog erger, dat de accountant u wakker maakt en vertelt dat u überhaupt geen winst maakt.
Groei zonder structuur is als een huis bouwen zonder fundering. Het ziet er misschien indrukwekkend uit, maar de kans is groot dat het vroeg of laat gaat wankelen.
Interne beheersing als nieuwe kapstok
De oplossing ligt in het opzetten van een stevig fundament: interne beheersing. Dat klinkt technisch, maar het is eigenlijk niet meer dan afspraken, processen en controles die ervoor zorgen dat je bedrijf blijft draaien zonder dat jij overal persoonlijk achteraan hoeft.
Denk aan duidelijke verantwoordelijkheden. Aan processen die iedereen volgt. Aan systemen die betrouwbaar zijn en informatie goed vastleggen. Aan controles die signalen geven voordat er iets misgaat. Het is de kapstok die groot genoeg is voor alle jassen, ook als er nog tien mensen extra binnenkomen.
En het mooie: een goede interne beheersing helpt niet alleen jou. Het maakt ook het leven van je accountant een stuk makkelijker.
Wat de accountant echt wil weten
Een accountantsverklaring is meer dan een stempel onder je jaarrekening. Het is een signaal van vertrouwen naar de buitenwereld: onze cijfers kloppen en ons bedrijf is betrouwbaar.
Wat veel ondernemers vergeten, is dat de accountant niet alleen naar de cijfers kijkt. Hij wil vooral weten hoe die cijfers tot stand zijn gekomen. Zijn de processen betrouwbaar? Is er bewijs dat beslissingen onderbouwd zijn? Zijn er voldoende controles ingebouwd om fouten of fraude te voorkomen?
Als je interne beheersing stevig is, kun je die vragen gemakkelijk beantwoorden. Voor de accountant betekent dat minder verrassingen en minder werk. Voor jou betekent het een soepeler, sneller en vaak ook goedkoper traject naar die felbegeerde verklaring.
Hoe pak je dat concreet aan?
Het klinkt misschien als een enorme klus, maar je hoeft echt niet meteen een hele afdeling “internal control” in te richten. Het gaat om slimme stappen die houvast creëren zonder dat je bedrijf verstikt in bureaucratie.
Begin met de belangrijkste processen. Inkoop, verkoop, personeelszaken en de financiële administratie. Zorg dat iedereen weet wie waar verantwoordelijk voor is en leg afspraken vast. Dat hoeft niet in dikke handboeken; een paar duidelijke procedures zijn vaak genoeg.
Voorkom dat één persoon alles doet. Laat degene die een factuur inboekt niet ook degene zijn die hem goedkeurt én betaalt. Dat voorkomt fouten en maakt de administratie betrouwbaarder.
Gebruik systemen die bij je bedrijf passen. Moderne boekhoudsoftware kan veel handmatig werk en misverstanden voorkomen. En zorg dat documenten zoals contracten, facturen, afspraken altijd vindbaar en digitaal opgeslagen zijn. Dat scheelt een hoop stress wanneer de accountant om bewijsstukken vraagt.
En misschien wel het belangrijkste: zorg dat medewerkers begrijpen waarom interne beheersing belangrijk is. Als het wordt gezien als een set vervelende regels, werkt het niet. Maar als iedereen snapt dat het helpt om risico’s te verkleinen en de groei van het bedrijf mogelijk maakt, krijg je draagvlak.
Een praktijkvoorbeeld
Een middelgrote zorginstelling liep tegen het kapstokprobleem aan toen het aantal locaties verdubbelde. Facturen kwamen overal binnen, personeelsdossiers lagen verspreid in ordners en de directie had geen overzicht meer. Toen de accountant aangaf dat de administratie onvoldoende controleerbaar was, ging er een alarmbel rinkelen.
De oplossing was verrassend simpel: één centraal systeem voor facturen, functiescheiding tussen administratie en fiattering, maandelijkse interne rapportages en een training voor managers. Binnen een jaar was de chaos omgezet in overzicht en kreeg de instelling zonder problemen de accountantsverklaring.
Het resultaat? Niet alleen de accountant was tevreden, maar ook de directie zelf. Die had eindelijk weer grip op de organisatie en kon zich focussen op de inhoud: goede zorg leveren.
Waarom ondernemers dit niet kunnen negeren
Het kapstokprobleem klinkt misschien als een theorie, maar elke groeiende ondernemer komt het vroeg of laat tegen. En wie investeerders wil aantrekken, subsidies aanvraagt of simpelweg zijn betrouwbaarheid richting klanten wil versterken, kan niet om een accountantsverklaring heen.
Interne beheersing is dus geen luxe. Het is een strategische noodzaak. Een investering die zich terugbetaalt in vertrouwen, continuïteit en groeimogelijkheden.
De conclusie: jassen aan de haak
Groei is geweldig, maar zonder kapstok belanden de jassen op de grond. Het kapstokprobleem laat zien dat je als ondernemer vroeg of laat structuur moet aanbrengen. Interne beheersing biedt die structuur: het geeft overzicht, verkleint risico’s en maakt de weg naar een accountantsverklaring een stuk eenvoudiger.
Wie het slim aanpakt, merkt bovendien dat het niet alleen gaat om de accountant tevreden te houden. Het gaat om jezelf, je medewerkers en je klanten. Zij merken allemaal dat een bedrijf met structuur en overzicht beter draait.
Dus de volgende keer dat je denkt: “Waar hang ik dit nog aan op?”, weet je wat je te doen staat. Zorg voor een stevige kapstok. Je onderneming groeit er beter van, je accountant zal je dankbaar zijn en jijzelf slaapt er een stuk rustiger van.
✍️ Geschreven namens accountantsverklaring.nl, hét platform dat ondernemers helpt bij interne beheersing en het verkrijgen van een accountantsverklaring.