Met een eigen bedrijf moet je je zaken goed op orde hebben. Het is belangrijk dat de zaken goed lopen en dat iedereen binnen het bedrijf tevreden kan zijn. Een onderdeel waar je veel aandacht aan moet besteden is personeelsadministratie. Er komt namelijk veel meer kijken dan alleen het aansturen van je medewerkers. Personeelsadministratie bestaat uit arbeidsovereenkomsten, salarisverwerking, verlofregistratie en ook het bijhouden van de gegevens is een must. Hieronder lees je precies waar je als werkgever op moet letten als je kijkt naar personeelsadministratie.
Wat valt er onder personeelsadministratie?
Ieder bedrijf heeft te maken met personeelsadministratie. Het vat alle administratie rondom het personeel samen: van het opstellen en beheren van de contracten, gegevens, loon- en verzuimregelingen en arbeidsvoorwaarden. Een goede personeelsadministratie is enorm belangrijk voor werkgevers, maar ook voor de werknemers.
Persoonsgegevens van medewerkers correct registreren
Wanneer er een nieuwe werknemer bij je komt werken, dan is het van belang dat de persoonsgegevens op de juiste manier worden geregistreerd. Zo moet je bijvoorbeeld de basisgegevens van werknemers vastleggen en is het van belang dat contactgegevens en functie-informatie duidelijk worden geformuleerd. Door het gebruik van de juiste gegevens ontstaat er geen verwarring en weet je precies waar je aan toe bent.
Arbeidsovereenkomsten en documentatie beheren
Binnen de personeelsadministratie is het ook belangrijk om de arbeidsvoorwaarden vast te leggen. De arbeidsovereenkomsten en documentatie moeten beheerd worden en contracttypes en wijzigingen moeten worden bijgehouden. Het belang van een volledig personeelsdossier is groot, want dat zorgt voor overzicht, veiligheid en duidelijkheid.
Salarisadministratie en loonverwerking
Ook de salarisadministratie en loonverwerking is een onderdeel van de personeelsadministratie. Denk aan het verwerken van de salarissen en de loonstroken, het afdragen van belastingen en premies en denk aan de wettelijke verplichtingen voor werkgevers.
Je kunt een deel van de personeelsadministratie ook uitbesteden aan een payrollbedrijf. Zij kunnen administratieve en juridische taken oppakken, zoals het opstellen van contracten en het verwerken van salarissen. Hierdoor hoef je je als bedrijf minder te focussen op deze administratieve taken, en houd je meer tijd over voor de dagelijkse werkzaamheden. Kijk voor meer informatie eens bij payroll Nederland.
Verlof, ziekte en personeelsregistratie
Een werknemer kan ziek uitvallen, kan een keer op vakantie willen of heeft om een andere reden verlof nodig. Een onderdeel van personeelsregistratie is dat dit ook nauwkeurig wordt bijgehouden. Zo moet je vakantiedagen en het verlof bijhouden. Daarnaast moet je ook ziekteverzuim registreren. Mocht een werknemer namelijk te vaak ziek zijn, dat het begint op te vallen, dan moet je natuurlijk wel actie ondernemen. Naast dat het belangrijk is om overzicht te hebben, is het ook slim om inzicht te hebben. Je wil als ondernemer natuurlijk weten hoeveel gewerkte uren een medewerker heeft gemaakt, zodat je daar in de planning ook rekening mee kan houden.
Internationale werknemers en extra administratieve aandachtspunten
Maak je een internationale groei door? Dan is het belangrijk om rekening te houden met extra administratieve aandachtspunten. Denk aan belasting, arbeidswetgeving en bepaalde lokale regels. Dat zorgt voor administratieve uitdagingen voor internationale teams. Hiervoor kan het prettig zijn om een employer of record in te schakelen. Een EOR kan deze taken voor jou oppakken, zodat je zelf geen lokale entiteit hoeft op te richten. Ook kunnen zij bijvoorbeeld personeel aannemen.
Veelgemaakte fouten in personeelsadministratie
Er zijn een aantal fouten die vaak terugkomen als het gaat om personeelsadministratie. Het kan zijn dat er onvolledige of verouderde personeelsdossiers zijn. In dit geval is het slim om deze zo snel mogelijk weer up-to-date te maken. Daarnaast kan het zijn dat er onjuiste informatie is gebruikt, waardoor de salarisadministratie niet correct is. Ook kan het zijn dat je onvoldoende weet over de wet- en regelgeving. In dit geval kunnen er grote gevolgen aan je broek hangen. Het is dus van belang dat je haarfijn weet hoe personeelsadministratie werkt, zodat je deze bovenstaande fouten niet hoeft te maken.