Ondernemers maken zich zorgen over privacy en veiligheid rond het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Het register is bedoeld om witwassen en fraude te bestrijden en bevat persoonsgegevens van eigenaren en bestuurders van bedrijven in Nederland. Sinds het EU-Hof in 2022 openbare inzage beperkte, speelt de vraag wie nog toegang mag hebben en welke gegevens echt nodig zijn. Bedrijven vragen op het moment van schrijven om heldere waarborgen van het Ministerie van Financiën en betere bescherming onder de AVG.
UBO-plicht botst met privacy
Het UBO-register is ingevoerd onder de Wwft, de anti-witwaswet. Bedrijven moeten daarin de uiteindelijke belanghebbenden registreren, zoals eigenaren of personen met zeggenschap. Dat geeft transparantie, maar legt ook gevoelige gegevens vast.
In het register staan onder meer naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonland en de aard en omvang van het belang. Ondernemers vrezen misbruik, zoals doxing of identiteitsfraude, als gegevens te ruim worden gedeeld. Voor mensen met een verhoogd risico, zoals investeerders of bestuurders in gevoelige sectoren, is veiligheid een concreet punt.
De AVG stelt dat organisaties niet méér gegevens mogen verwerken dan nodig is. Ondernemers vragen daarom om duidelijke grenzen, kortere bewaartermijnen en beter toezicht op wie inzage krijgt. Ze willen dat de Kamer van Koophandel striktere logins, logging en notificaties inzet bij raadplegingen.
“Een UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft over een onderneming, vaak bij een belang van 25% of meer.”
Toegang na EU-hof beperkt
In 2022 oordeelde het Europese Hof van Justitie dat algemene, openbare toegang tot UBO-registers te ver gaat. Nederland sloot daarop de publieke zoekfunctie. Daarmee is het vrije inzien van UBO-gegevens voor iedereen stopgezet.
Toegang is er nog wel voor bevoegde autoriteiten en zogenoemde Wwft-instellingen, zoals banken, notarissen en sommige adviseurs. Zij moeten UBO-gegevens gebruiken voor klantonderzoek, een wettelijk verplichte controle bij het aangaan van een zakelijke relatie. De Kamer van Koophandel beheert het register en verstrekt toegang binnen deze kaders.
Ondernemers wijzen erop dat het om een grote groep instellingen gaat. Hoe meer toegangspunten, hoe groter de kans op fouten of datalekken, stellen zij. Toezichthouders als DNB en AFM bewaken de naleving, maar bedrijven vragen om minder kopieën van data en meer gecontroleerd “kijken zonder te kopiëren”.
Regels, plichten en sancties
De UBO-plicht geldt voor onder meer bv’s, nv’s, vof’s, cv’s, stichtingen en verenigingen met onderneming. Eenmanszaken hebben geen UBO-registratie. De basis ligt in de Wwft en de Handelsregisterwet, die Europese anti-witwasregels uitvoeren.
Bestuurders moeten UBO-gegevens inschrijven en actueel houden. Wie te laat is of onjuiste informatie geeft, kan een waarschuwing, dwangsom of boete krijgen. Ook kan een bank de start van een zakelijke relatie uitstellen als de UBO niet helder is.
In de praktijk leidt dit tot extra administratie bij mkb’ers en start-ups. Notarissen passeren geen akte zonder correcte UBO-gegevens. Ondernemers vragen om eenvoudigere processen bij de Kamer van Koophandel en duidelijke, uniforme termijnen voor het doorgeven van wijzigingen.
Voor mensen met een aantoonbaar veiligheidsrisico bestaan mogelijkheden om adresgegevens in het Handelsregister te afschermen. Bij UBO-gegevens is de publieke inzage al gesloten, maar interne toegang door Wwft-instellingen blijft. Bedrijven dringen aan op strikte criteria en snelle procedures voor afscherming waar nodig.
Nieuwe Europese lijn op komst
De EU werkt aan een nieuw anti-witwaspakket met een directe verordening en een richtlijn, plus de oprichting van de Europese toezichthouder AMLA in Frankfurt. Doel is gelijke regels in alle lidstaten en heldere criteria voor toegang tot UBO-informatie. Daarbij wordt gesproken over toegang voor partijen met een “legitiem belang”, zoals bepaalde journalisten en maatschappelijke organisaties.
De nieuwe regels treden gefaseerd in werking na publicatie in het EU-blad. Lidstaten, waaronder Nederland, moeten daarna nationale wetten zoals de Wwft en de Handelsregisterwet bijwerken. Het Ministerie van Financiën zal daarvoor beleidsaanpassingen voorbereiden en uitvoerders als de Kamer van Koophandel betrekken.
Voor ondernemers betekent dit dat procedures en digitale portalen kunnen veranderen. Verwacht worden strakkere toegangslogboeken, betere dataminimalisatie en mogelijk preciezere definities van welke UBO-gegevens echt nodig zijn. De kern blijft de balans: effectieve aanpak van financieel-economische criminaliteit, met bescherming van privacy en veiligheid onder de AVG.