Soms komt het voor dat een factuur gecorrigeerd moet worden, bijvoorbeeld omdat er een verkeerd bedrag in rekening is gebracht of een product is geretourneerd. In zulke gevallen wordt een creditfactuur opgesteld. Maar wat is een creditfactuur precies?
Hoe werkt het en wanneer wordt het gebruikt? In dit artikel ontdek je alles over de functie, de wettelijke eisen en het correct opstellen van een creditfactuur.
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur is een factuur die wordt uitgegeven om een eerder verstuurde factuur (gedeeltelijk) te corrigeren of terug te draaien. Dit gebeurt meestal wanneer:
- Een verkeerd bedrag op de oorspronkelijke factuur staat.
- Een klant een product retourneert.
- Een dienst niet of slechts gedeeltelijk is geleverd.
- Een fout in de btw-berekening moet worden hersteld.
De creditfactuur heeft een negatief bedrag en zorgt ervoor dat de oorspronkelijke factuur (gedeeltelijk) wordt gecompenseerd.
Wanneer wordt een creditfactuur gebruikt?
Een creditfactuur wordt gebruikt in de volgende situaties:
- Te hoge factuur: De klant heeft een te hoog bedrag in rekening gekregen. Een creditfactuur wordt uitgegeven om het verschil terug te boeken.
- Retournering van producten: De klant stuurt (een deel van) de bestelling terug en krijgt geld terug via een creditfactuur.
- Geannuleerde diensten: Een dienst die in rekening is gebracht, maar niet is geleverd, wordt teruggeboekt via een creditfactuur.
- Fout in btw-berekening: Als er een fout is gemaakt in de btw, moet deze worden gecorrigeerd via een creditfactuur.
Hoe ziet een correcte creditfactuur eruit?
Een creditfactuur moet aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een gewone factuur. De volgende gegevens moeten erop staan:
- Factuurnummer: Moet aansluiten bij de nummering van reguliere facturen.
- Datum van uitgifte: De datum waarop de creditfactuur wordt opgesteld.
- Referentie naar de originele factuur: Het factuurnummer van de originele factuur moet worden vermeld.
- Beschrijving van de correctie: Duidelijk aangeven wat wordt gecrediteerd en waarom.
- Negatief bedrag: Het gecrediteerde bedrag moet als negatief bedrag worden weergegeven.
- Btw-vermelding: De btw-correctie moet kloppen en in lijn zijn met de oorspronkelijke factuur.
Voorbeeld van een creditfactuur:
| Factuurnummer | Datum | Oorspr. factuurnummer | Omschrijving | Bedrag (€) | Btw (€) | Totaal (€) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2024005C | 10-03-2024 | 2024005 | Correctie te hoog gefactureerd bedrag | -100,00 | -21,00 | -121,00 |
Wat is het verschil tussen een creditfactuur en een gewone factuur?
Het belangrijkste verschil is dat een creditfactuur een negatieve factuur is die een eerdere factuur corrigeert.
| Kenmerk | Gewone factuur | Creditfactuur |
|---|---|---|
| Bedrag | Positief | Negatief |
| Doel | Kosten in rekening brengen | Kosten terugboeken |
| Wettelijke eisen | Factuurnummer, datum, btw, omschrijving | Zelfde eisen als een gewone factuur |
Hoe verwerk je een creditfactuur in de boekhouding?
Een creditfactuur moet correct worden verwerkt in de administratie:
- Inkoopfacturen: Als je een creditfactuur ontvangt van een leverancier, boek je deze als een negatieve kostenpost.
- Verkoopfacturen: Als je een creditfactuur uitreikt aan een klant, boek je deze als een negatieve omzetpost.
- Btw-correctie: De gecrediteerde btw moet worden afgetrokken van de af te dragen btw aan de belastingdienst.
Voorbeeld in de boekhouding:
- Een factuur van € 500 exclusief 21% btw wordt gecrediteerd. Dit betekent dat € 500 van de omzet wordt afgetrokken en € 105 van de btw wordt gecorrigeerd.
Veelgestelde vragen
Moet een creditfactuur altijd worden uitgereikt bij een terugbetaling?
Ja, als een factuur al is verstuurd en betaald, moet een correctie via een creditfactuur verlopen om de boekhouding correct te houden.
Kan een creditfactuur een positief bedrag hebben?
Nee, een creditfactuur heeft altijd een negatief bedrag, omdat het een correctie of terugbetaling betreft.
Hoe lang mag een creditfactuur na de originele factuur worden uitgereikt?
Er is geen vaste wettelijke termijn, maar het moet binnen een redelijke tijd gebeuren en in hetzelfde boekjaar worden verwerkt.
Is een creditfactuur verplicht bij retourzendingen?
Ja, als de oorspronkelijke factuur al is verstuurd en geboekt, moet een creditfactuur worden opgesteld om de correctie administratief vast te leggen.