Als bedrijf is het denkbaar dat je een evenement wilt organiseren. Misschien omdat dat nu eenmaal je business is, maar misschien ook omdat je aan promotie wilt doen of een goede mogelijkheid wilt creëren om kennis te delen en netwerkmogelijkheden te creëren. Afhankelijk van wat voor evenement je wilt organiseren kun je dat binnen doen, maar buiten is ook een optie. Alleen brengt dat een eigen set uitdagingen met zich mee die je moet overwegen tijdens het organiseren. Voor veel zaken bestaat gelukkig een oplossing die het doenlijker maakt. We bespreken een aantal uitdagingen én oplossingen voor wanneer je een buitenevenement organiseert.
Eten en drinken gekoeld houden
Bij veel evenementen wordt eten en drinken geserveerd of verkocht. Als je dat buiten moet bewaren omdat er geen voorzieningen binnen in de buurt zijn of het niet praktisch is om het binnen te moeten opslaan, kom je voor de uitdaging te staan van het gekoeld houden van als je voedsel en drinken in de buitenlucht. Gelukkig bestaan daar handige mobiele oplossingen voor. Voor een groot evenement met veel zaken die gekoeld moeten blijven, is tijdelijk een koelcel huren een praktische oplossing. Vind je dat wat te groot, dan kun je ook nog voor een wat kleinere koelcontainer zorgen. Deze gekoelde ruimtes kunnen jouw spullen zowel bij koud als bij warm weer op de juiste temperatuur houden.
Het weer
Het weer kan je vriend of je grootste vijand zijn wanneer je een buitenevenement organiseert. Met een beetje geluk zijn de omstandigheden perfect en is het een heerlijke dag voor je event. Maar je kunt ook pech hebben dat het gaat regenen, hard gaat waaien of juist extreem warm gaat zijn. Je evenement annuleren is natuurlijk doodzonde, en in veel gevallen hoeft dat ook niet. Voor regen en wind kun je gebruikmaken van grote tenten of paviljoens om voor beschutting te zorgen. Bij warm weer kunnen schaduwdoeken uitkomst bieden. Hoe groter je evenement, des te lastiger het uiteraard wordt om effectief dit soort voorzieningen te treffen.
Stroomvoorziening
In veel gevallen heb je buiten stroom nodig om verschillende aspecten van je evenement mogelijk te maken. Maar daar zijn natuurlijk geen stopcontacten. Als je je evenement op een terrein met een gebouw organiseert, kun je daar eventueel je stroom vandaan halen en lange kabels trekken naar alle voorzieningen buiten die stroom nodig hebben. Maar als die optie er niet is, moet je een andere oplossing zoeken. Aggregaten bieden daarvoor een flexibele oplossing, maar let er wel op dat je voldoende capaciteit berekent, zodat alles ook daadwerkelijk kan draaien. Ga ook op zoek naar stille en milieuvriendelijke varianten om overlast en uitstoot te minimaliseren. Moet je kabels trekken? Gebruik dan kabelgoten om de kans op struikelen te verkleinen en maak eventueel gebruik van verdeelkasten om overbelasting te voorkomen. Zorg voor een noodstroomplan met back-upgeneratoren om te voorkomen dat een stroomuitval je evenement stillegt.
Bereikbaarheid en parkeergelegenheid
De volgende en laatste uitdaging is de parkeergelegenheid en bereikbaarheid van je evenement. Met een beetje geluk heb je voldoende parkeergelegenheid vlakbij en lost het probleem zichzelf op. Maar dat is niet altijd het geval. Misschien organiseer je je buitenevenement wel op de parkeerplaats van je bedrijfspand en vallen al die parkeerplaatsen weg. Hoe bereiken je bezoekers je evenement dan? In zo’n geval moet je op zoek naar voldoende parkeergelegenheid elders en is het een goed idee om te werken met pendelbussen die je bezoekers van de parkeerplaats naar het evenement en weer terug brengen. Zorg dat bezoekers van tevoren weten hoe de bereikbaarheid in elkaar zit om chaos en ontevredenheid te voorkomen.
Veel uitdagingen zijn dus op de een of andere manier wel het hoofd te bieden. Het vergt natuurlijk wel een hoop extra organisatie, maar sommige evenementen gedijen nu eenmaal beter in de buitenlucht. Het is zonde om je evenement binnen te organiseren als de tijd van het jaar ook buitenevenementen toelaat, want dan willen de meeste mensen ook liever buiten zijn. Een binnenevenement kan er dan zelfs voor zorgen dat er minder mensen willen komen. Kijk dus verder dan de uitdagingen, want de oplossingen voor je buitevenement zijn voorhanden.