Een bedrijf lopende houden kan niet zonder uitgaven te doen. Je hebt natuurlijk salariskosten, om maar een voorbeeld te noemen, maar ook de kleinere zaken die een kantoorruimte laten functioneren zijn noodzakelijk en kosten geld. Soms zelfs onnodig veel, en in een dure tijd als deze noopt dat eigenlijk tot een kritische blik op je uitgaven en het zoeken naar alternatieven. In het kader daarvan bespreken we vier kantoorbenodigdheden waar je mogelijk te veel voor betaalt.
Inktcartridges en toners
Er is weinig zo belachelijk duur als printerinkt en in mindere mate ook toner. Vooral als je het van een duur merk koopt, dat wil zeggen: van hetzelfde merk als de fabrikant van het apparaat waar je het voor koopt. Die fabrikant zal je dat met klem aanraden, maar dat is dan ook zijn verdienmodel. Maar een originele Epson inktcartridge, om maar een voorbeeld eruit te pikken, kost eigenlijk onnodig veel geld. Je kunt ook aanzienlijk goedkopere huismerk inkt voor je Epson printer kopen, of voor een printer van een ander merk. Dat werkt in veruit de meeste gevallen even goed zonder schade aan je apparaat te veroorzaken en scheelt, zeker voor een grootverbruiker, behoorlijk veel geld. Kies als mogelijk ook voor XL-cartridges, want dan kost de inkt relatief gezien minder.
Printerpapier en briefpapier
Het is ook heel goed mogelijk dat het papier dat je gebruikt voor je printer en/of kopieerapparaat duurder is dan nodig. Veel bedrijven kopen standaard A4-papier bij bekende kantoorleveranciers, waar prijzen voor papier hoger liggen dan bij gespecialiseerde papiergroothandels. Koop je bij die laatste in bulk in, dan zou je wel eens een stuk goedkoper uit kunnen zijn, aangezien papier hun core business is en kwantumkorting zeker tot de mogelijkheden behoort.
Koffie en accessoires
Een beetje kantoor heeft koffie en thee om het personeel de dag door te slepen en gehydrateerd te houden. Het is bijna een soort mensenrecht om dat beschikbaar te hebben. Maar waar haal je het als bedrijf vandaan? Als je dat doet bij een kantoorleverancier omdat dat het makkelijkst is, besef dan dat deze hoge marges rekenen om koffie en thee en bijbehorende accessoires. Een goedkoper alternatief zou zijn om deze zaken direct in te kopen bij een gespecialiseerde horecagroothandel of koffieleverancier.
Computers, laptops en accessoires
Geen enkel bedrijf start met een hoop medewerkers. Daar komen er stapje voor stapje meer bij. Het gevolg daarvan is dat je telkens de IT-capaciteit van je bedrijf een klein stukje moet uitbreiden. Dus maak je telkens kleine investeringen in een of enkele nieuwe computers, laptops en accessoires. Daarmee loop je volumekorting mis. Dat is natuurlijk niet altijd te vermijden, hoewel met een wat meer strategische insteek en een vooruitziende blik het misschien wel een optie is om meer te kopen met volumekorting. Maar bij kleine uitbreidingen is het het overwegen waard om te kiezen voor zakelijke leasing voor laptops en hardware. Dan kun je voor een beperkte periode een apparaat tot je beschikking krijgen zonder er de volle mep voor te betalen en daarna verder kijken wat wijsheid is.
Het kan nooit kwaad om eens met een scherp oog te kijken naar waar de besparingsmogelijkheden liggen. Als je meerdere kleinere uitgaven kunt verkleinen, levert dat gebundeld toch weer een aardige besparing op. En waarom zou je ook meer betalen dan nodig is? Steek er dus wat tijd en energie in om na te gaan of jij ook kunt besparen op de hierboven besproken zaken, en onderneem actie om dat dan ook daadwerkelijk te gaan doen. Dat is alleen maar goed voor de financiële gezondheid van je bedrijf.