Als ondernemer ben je verplicht om je zakelijke administratie een bepaalde periode te bewaren. Dit geldt voor facturen, bankafschriften, contracten en andere financiële documenten. Maar hoe lang moet je deze administratie precies bewaren? In dit artikel lees je de wettelijke bewaartermijnen, welke documenten je moet archiveren en wat de gevolgen zijn als je administratie te vroeg vernietigt.
Hoe lang zakelijke administratie bewaren?
Volgens de Belastingdienst moet je zakelijke administratie minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt voor alle documenten die nodig zijn om de belastingaangifte te kunnen controleren. Voor bepaalde documenten, zoals gegevens over onroerend goed en pensioenen, geldt een langere bewaartermijn van 10 jaar.
De bewaarplicht geldt voor:
- Facturen en bonnetjes (inkoop- en verkoopfacturen)
- Bankafschriften en financiële overzichten
- Loonadministratie (salarisgegevens en loonheffingen)
- Jaarrekeningen en winst- en verliesrekeningen
- Contracten, overeenkomsten en notariële akten
Als je werkt met een digitale boekhouding, mag je administratie ook digitaal bewaren, zolang deze opvraagbaar en controleerbaar blijft.
Welke documenten moet je 10 jaar bewaren?
Voor sommige soorten administratie geldt een bewaarplicht van 10 jaar, vooral als deze betrekking hebben op vastgoed of internationale handel. Dit betreft:
- Gegevens over onroerend goed, zoals aankoopbewijzen en afschrijvingen.
- BTW-administratie voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU.
- Pensioen- en personeelsdossiers die verplicht langer bewaard moeten worden.
Als je in vastgoed of internationale handel actief bent, is het belangrijk om hier rekening mee te houden.
Wat gebeurt er als je zakelijke administratie niet lang genoeg bewaart?
Het niet naleven van de bewaartermijn kan serieuze gevolgen hebben, zoals:
- Navorderingen en boetes van de Belastingdienst als gegevens ontbreken bij een controle.
- Problemen bij belastingaangiftes als facturen en bonnetjes niet meer beschikbaar zijn.
- Juridische complicaties bij zakelijke geschillen als contracten of betaalbewijzen ontbreken.
De Belastingdienst mag bij onvoldoende administratie een schatting maken van je omzet en belastingafdrachten, wat kan leiden tot onverwachte naheffingen.
Hoe bewaar je zakelijke administratie op een veilige manier?
Een goed georganiseerde administratie helpt niet alleen bij belastingcontroles, maar voorkomt ook fouten in je boekhouding. Manieren om je administratie efficiënt te bewaren:
- Digitaal opslaan in een boekhoudprogramma, zodat facturen en bonnetjes veilig bewaard blijven.
- Gebruik maken van cloudopslag, zoals Google Drive of Dropbox, met back-ups.
- Papieren documenten gestructureerd archiveren, bijvoorbeeld per boekjaar en categorie.
Zorg ervoor dat je documenten op een manier bewaart die snel toegankelijk is bij een controle.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik mijn zakelijke administratie bewaren?
De standaard bewaartermijn is 7 jaar, maar voor vastgoed- en BTW-gegevens binnen de EU geldt 10 jaar.
Mag ik mijn administratie digitaal bewaren?
Ja, zolang de gegevens opvraagbaar en controleerbaar blijven voor de Belastingdienst.
Wat gebeurt er als ik mijn administratie te vroeg vernietig?
De Belastingdienst kan dan een schatting maken van je inkomsten en naheffingen opleggen. Ook riskeer je een boete.