Werkgevers in Nederland zoeken manieren om personeel te compenseren voor hogere brandstofprijzen. Zij willen weten wat fiscaal mag en wat slim is voor hun organisatie. De regels komen vooral van de Belastingdienst en het Ministerie van Financiën. Dit overzicht zet de mogelijkheden en grenzen op een rij, op het moment van schrijven.
Compensatie kan, met fiscale grenzen
Bedrijven mogen reiskosten voor woon-werk en zakelijke ritten vergoeden. Een vergoeding is onbelast tot een vastgesteld bedrag per kilometer. Betaalt u meer, dan wordt het meerdere loon en dus belast. Dat kan soms alsnog onbelast via de werkkostenregeling, als daar ruimte is.
Belangrijk cijfer: de onbelaste kilometervergoeding bedraagt op het moment van schrijven € 0,23 per kilometer (woon-werk en zakelijke ritten met privévervoer).
Gaat het om een tijdelijke piek door dure brandstof, dan kunt u de vergoeding verhogen. Bedenk wel dat boven de grens belasting verschuldigd is, of dat u vrije ruimte uit de werkkostenregeling moet inzetten. Zonder die ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing over het overschot. Maak daarom vooraf een financiële inschatting.
Leg vast voor wie de extra compensatie geldt en hoe lang. Kijk ook naar gelijke behandeling van medewerkers die met ov, fiets of auto reizen. Transparantie voorkomt discussies. Betrek de ondernemingsraad bij aanpassingen van het reisbeleid.
Reiskosten per vervoerskeuze
Rijdt een werknemer met de eigen auto, dan geldt de kilometervergoeding. De hoogte staat los van de actuele pompprijs. Wilt u toch extra compenseren voor duurdere brandstof, dan kan dat alleen binnen de fiscale ruimte of als belast loon.
Gaat iemand met het openbaar vervoer, dan mag u de werkelijke kosten onbelast vergoeden met een bewijs van reizen. Een NS-Business Card of mobiliteitskaart kan dit administratief eenvoudiger maken. Voor fiets of lopen mag u ook de kilometervergoeding gebruiken.
Bij een auto van de zaak liggen de regels anders. Brandstof en onderhoud zijn vaak al voor rekening van de werkgever. Is er privégebruik, dan geldt bijtelling: een bedrag dat bij het loon komt voor belasting.
Hybride werk en vaste vergoeding
Veel organisaties werken hybride. Een vaste reiskostenvergoeding mag, als het reispatroon voldoende vast is. Vaak wordt gerekend met de 128/214-dagenmethode voor een werkweek van vijf dagen. Verandert het patroon sterk, dan moet u de vaste vergoeding aanpassen.
Naast reiskosten bestaat de onbelaste thuiswerkvergoeding. Deze is op het moment van schrijven € 2,35 per thuiswerkdag. Voor één en dezelfde dag mag u niet én een thuiswerkvergoeding én een reiskostenvergoeding geven. Kies per dag wat van toepassing is en leg dit vast.
Zorg voor een eenvoudige, begrijpelijke registratie. Bijvoorbeeld een maandelijkse opgave met kantoordagen en thuiswerkdagen. Dit beperkt fouten en helpt bij controles door de Belastingdienst. Houd rekening met privacy: verzamel niet meer gegevens dan nodig.
Extra ruimte via WKR benutten
De werkkostenregeling (WKR) biedt een ‘vrije ruimte’: een deel van de loonsom dat u onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen mag uitgeven. Op het moment van schrijven is die vrije ruimte 1,92% tot € 400.000 loonsom en 1,18% daarboven. Extra reiskosten door hoge brandstofprijzen kunnen hierin passen.
Controleer eerst hoeveel vrije ruimte u nog heeft. Denk ook aan andere posten die daaruit betaald worden, zoals kerstpakketten of bedrijfsuitjes. Is de ruimte op, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over het meerdere. Dat maakt structurele compensatie duur.
Gebruik de WKR bij voorkeur voor tijdelijke overbrugging. Voor een langere periode is herziening van het reisbeleid logischer. Bijvoorbeeld door gericht ov te stimuleren of een mobiliteitsbudget in te voeren. Dat is voorspelbaarder in kosten.
Juridische en HR-afwegingen
Controleer eerst de cao en arbeidsovereenkomsten. Staat daar een vaste reiskostenregeling in, dan mag u die niet eenzijdig verlagen. Verhogen mag meestal wel, maar leg dit duidelijk vast. Bespreek wijzigingen met de ondernemingsraad op grond van de Wet op de ondernemingsraden.
Wees helder over doel en duur van de compensatie. Kies criteria die voor iedereen te begrijpen zijn. Bijvoorbeeld: alle medewerkers met meer dan 20 autokilometers per werkdag krijgen drie maanden een extra netto vergoeding binnen de WKR. Evalueer daarna op kosten en effect.
Let op gegevensbescherming onder de AVG. Verwerk alleen noodzakelijke reisgegevens en bewaar ze niet langer dan nodig. Gebruik bij voorkeur geanonimiseerde totalen voor rapportages. Informeer medewerkers over welke gegevens u vastlegt en waarom.
Stappenplan voor mkb-ondernemers
Breng eerst het reisgedrag in kaart: auto, ov, fiets, aantal dagen op locatie. Bepaal daarna uw doel: tijdelijke steun of structureel beleid. Reken door wat binnen de onbelaste kilometervergoeding en binnen de WKR past. Neem de thuiswerkvergoeding mee in het ontwerp.
Kies een eenvoudige regeling met duidelijke voorwaarden. Bijvoorbeeld een tijdelijk opslagbedrag per kilometer, of volledige ov-vergoeding met bewijs. Leg vast hoe u omgaat met hybride dagen. Maak het administratief uitvoerbaar voor HR en payroll.
Check juridische kaders: cao, contracten, en instemmingsrecht van de ondernemingsraad. Documenteer besluiten en communiceer tijdig. Plan een evaluatiemoment na één of twee kwartalen. Zo houdt u grip op kosten en blijft de regeling eerlijk en begrijpelijk.