Veel werkgevers vragen of zij werknemers mogen compenseren voor de hoge brandstofprijzen. In Nederland kan dat, maar alleen binnen de fiscale regels van de Belastingdienst. Bedrijven kunnen kiezen voor een onbelaste reiskostenvergoeding of een extra netto vergoeding via de werkkostenregeling. De keuze bepaalt de kosten, administratie en rechten van personeel.
Werkgevers mogen compenseren
Werkgevers in Nederland mogen medewerkers compenseren voor reiskosten, ook als brandstof duur is. Dat kan als vaste vergoeding of per gereden kilometer. De regels vallen onder de Wet op de loonbelasting en worden uitgevoerd door de Belastingdienst. Een duidelijke interne regeling voorkomt discussie en foutieve uitbetaling.
Het is belangrijk onderscheid te maken tussen woon-werkverkeer en zakelijke kilometers. Voor beide vormen mag een onbelaste vergoeding worden gegeven binnen de vastgestelde maxima. Voor openbaar vervoer kan ook het volledige kaartje onbelast worden vergoed als bewijs aanwezig is. Een heldere administratie is verplicht.
Alles boven het onbelaste maximum telt als loon, tenzij het via de werkkostenregeling (WKR) in de vrije ruimte past. Kiest een bedrijf voor extra netto compensatie, dan moet het die ruimte plannen en vastleggen. Zonder ruimte volgt een eindheffing, die de vergoeding fors kan vergroten.
Reiskosten onbelast vergoeden
In 2024 bedraagt de onbelaste reiskostenvergoeding €0,23 per kilometer. Dit bedrag geldt voor woon-werk en zakelijke ritten met eigen vervoer, zoals auto, motor of fiets. De kilometervergoeding dekt alle kosten, zoals brandstof, onderhoud en verzekering. Voor ov mag ook het werkelijke ticketbedrag onbelast worden vergoed.
Onbelaste reiskostenvergoeding: €0,23 per kilometer (2024).
Werkgevers moeten per medewerker kunnen aantonen hoeveel dagen en kilometers zijn vergoed. Denk aan werkdagen, reisafstanden en bestemmingen. Een vaste maandvergoeding kan, mits deze gebaseerd is op een realistische inschatting en periodiek wordt getoetst. Bij grote afwijkingen is een correctie nodig.
Vergoedt een bedrijf meer dan €0,23 per kilometer, dan is het meerdere loon. Dat deel is belast, of wordt aangewezen in de WKR als eindheffingsloon. Let op: parkeerkosten en tol bij zakelijke ritten kunnen aanvullend onbelast worden vergoed, maar bij woon-werkverkeer niet.
Extra’s via werkkostenregeling
Wie verder wil compenseren voor dure brandstof, kan de WKR gebruiken. De WKR kent een vrije ruimte waarbinnen netto vergoedingen en verstrekkingen onbelast passen. In 2024 is die vrije ruimte 1,92% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. Raakt de vrije ruimte op, dan betaalt de werkgever 80% eindheffing.
Wijs vergoedingen vooraf aan als eindheffingsloon en leg dit vast in de loonadministratie. Zo voorkomt u dat bedragen achteraf als belast loon gelden. Houd ook rekening met andere doelen die de vrije ruimte al gebruiken, zoals kerstpakketten of bedrijfsuitjes. Een jaarlijkse WKR-planning voorkomt verrassingen.
Maak beleid dat uitlegt wanneer u de kilometervergoeding gebruikt en wanneer u de WKR inzet. Dat beleid moet passen bij de cao en gelijke gevallen gelijk behandelen. Bespreek wijzigingen met de ondernemingsraad als het om arbeidsvoorwaarden gaat. Heldere communicatie verhoogt acceptatie onder medewerkers.
Auto van de zaak
Bij een auto van de zaak zijn brandstof en onderhoud voor rekening van de werkgever. Gebruikt de werknemer de auto privé, dan geldt een bijtelling bij het loon. Extra kilometervergoedingen voor dezelfde ritten mogen dan niet. Dubbele vergoedingen leiden tot fiscale risico’s en nabetalingen.
Rijdt een werknemer met een privéauto, dan vergoedt u óf kilometers, óf werkelijke ov-kosten. Brandstofbonnen van privéauto’s onbelast vergoeden kan niet; dat valt onder de kilometervergoeding. Combinaties geven vaak discussies en extra administratie. Kies één methode per situatie en leg die uit.
Let op de btw: bij kilometervergoedingen voor privéauto’s is geen btw-aftrek mogelijk. Btw op brandstof is alleen aftrekbaar als de factuur op naam van de onderneming staat en het zakelijk gebruik aantoont. Een consequente inkoop- en declaratiestroom maakt controle eenvoudiger. Dit beperkt fiscale correcties bij een boekenonderzoek.
Thuiswerken en alternatieven
Een thuiswerkvergoeding is een alternatief op reisdagen die vervallen. In 2024 bedraagt de onbelaste thuiswerkvergoeding €2,35 per dag. U mag per dag óf een thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding geven, niet allebei. Een heldere dagregistratie helpt om fouten te voorkomen.
Overweeg een ov-abonnement of NS‑Business Card als reizen met het ov past. Als het abonnement (nagenoeg) volledig zakelijk en voor woon-werk is, is de vergoeding onbelast. Voor fietsen zijn er opties via de WKR of met een leasefietsregeling. Deze keuzes verlagen kosten en passen bij duurzaam ondernemen.
Stel een reisbeleid op dat rekening houdt met pieken in brandstofprijzen. Benoem voorkeursmodaliteiten, vergoedingen en bewijsstukken. Zo blijft de uitvoering uniform voor alle teams. Dit helpt ook bij controles door de Belastingdienst.
Stappen voor het mkb
Breng eerst de huidige reispatronen en kosten in kaart. Bepaal wat u met een onbelaste kilometervergoeding dekt en waar u extra wilt compenseren. Reken scenario’s door voor verschillende brandstofprijzen. Koppel dit aan uw personeels- en duurzaamheidsdoelen.
Controleer de cao-afspraken over vergoedingen en betrek de ondernemingsraad bij wijzigingen. Pas vergoedingen toe zonder onderscheid dat niet te onderbouwen is. Gelijke gevallen gelijk behandelen voorkomt juridische discussie. Leg keuzes vast in het personeelshandboek.
Werk de loonadministratie en declaratieprocessen bij en informeer medewerkers tijdig. Verwijs naar de richtlijnen van de Belastingdienst voor actuele bedragen en voorwaarden. Evalueer elk kwartaal: uitgaven, WKR-ruimte en medewerkerstevredenheid. Zo blijft uw beleid kloppend én betaalbaar.