Het klinkt misschien logisch: “Je hebt toch al een telefoon, gebruik die gewoon voor werk.” Toch is het juridisch en praktisch niet zo eenvoudig. Als werknemer ben je namelijk niet verplicht om je eigen telefoon voor werkdoeleinden in te zetten. Werk en privé lopen zo al snel in elkaar over, en dat levert niet alleen gedoe op, maar kan ook strijdig zijn met de wet.
Je bent niets verplicht
Volgens de privacywetgeving, de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), mag een werkgever niet zomaar toegang krijgen tot jouw persoonlijke gegevens. Zodra je werkgerelateerde apps installeert op je privétoestel, is die scheiding lastig te waarborgen. Het risico bestaat dat werkdata en privédata door elkaar gaan lopen, wat problematisch is als het gaat om gevoelige informatie of het recht op privacy. Je werkgever mag je dus niet verplichten om bijvoorbeeld WhatsApp Business, Teams of zakelijke mail op je privé telefoon te zetten. Weiger je dat? Dan moet de werkgever zelf zorgen voor een alternatief, zoals een werktoestel of een andere vorm van bereikbaarheid die jouw privacy respecteert.
Bied als werkgever een zakelijke Sim Only aan
Voor veel werkgevers is het niet praktisch of kostentechnisch haalbaar om elk personeelslid een volledig nieuwe smartphone te geven. Maar dat betekent niet dat je dan maar moet aankloppen bij de medewerker met het verzoek om zijn of haar eigen telefoon in te zetten. Er is namelijk een goed alternatief en dat is je personeel een abonnement voor Sim Only zakelijk aanbieden. Met een zakelijke sim only geef je de medewerker de mogelijkheid om zakelijk te bellen, appen en mailen, zonder dat dit ten koste gaat van het privégebruik. Steeds meer mensen gebruiken een dualsim telefoon, waarmee ze eenvoudig kunnen schakelen tussen twee telefoonnummers op één toestel. De werk-sim gebruik je dan overdag, je privé-sim in je vrije tijd. Zo blijft alles netjes gescheiden en voorkom je misverstanden over wie bijvoorbeeld dat ene telefoontje buiten werktijd moet aannemen.
Maak duidelijke afspraken
Het maakt niet uit of je nu een zakelijke sim verstrekt, een werktoestel aanbiedt of bepaalde software gebruikt, duidelijke afspraken zijn enorm belangrijk. Bespreek vooraf wat het doel is van het gebruik of privégebruik is toegestaan, hoe het zit met bereikbaarheid buiten werktijd en wie de verantwoordelijkheid draagt bij verlies of schade. Leg deze afspraken het liefst ook schriftelijk vast in een addendum bij het arbeidscontract of in een personeelsreglement. Zo voorkom je onduidelijkheid en weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Het voordeel van een tweede toestel, is dat je deze ook aan de kant kunt leggen als je vrij bent.
Werktelefoon gebruiken voor privé
Vaak is het omgekeerde juist het geval: de werknemer krijgt een zakelijke telefoon, maar gebruikt deze ook privé en dat mag. Sterker nog, de Belastingdienst vindt dat helemaal prima zolang het toestel noodzakelijk is voor het uitvoeren van de functie. Sinds 2015 is er geen bijtelling meer voor het privégebruik van een zakelijke telefoon. Je hoeft als medewerker dus geen belasting te betalen over het privégebruik, zolang het toestel in eerste instantie bedoeld is voor werk. Het is dus in goed overleg heel goed mogelijk om dit te doen. Het voordeel is dat je dan maar één telefoon hebt.