Is een koffiemachine zakelijk aftrekbaar?
Ja, een koffiemachine kan zakelijk aftrekbaar zijn, maar dit hangt af van de situatie en het gebruik. Ook de btw op de aanschaf van de koffiemachine is aftrekbaar, mits de machine zakelijk wordt gebruikt. Het is belangrijk om hierbij te weten dat koffie en aanverwante kosten, zoals melk en suiker, onder het lage btw-tarief van 9% vallen en de koffiemachine zelf een btw-tarief heeft van 21%. Houd bij uw btw-aangifte dus rekening met dit percentage.
Wanneer de machine volledig zakelijk wordt ingezet, bijvoorbeeld op een kantoor waar werknemers en klanten er gebruik van maken, zijn de kosten in principe aftrekbaar. Dit geldt zowel voor de aanschafkosten als voor onderhoud en verbruiksartikelen zoals koffiebonen. Als de machine echter ook privé wordt gebruikt, mag alleen het zakelijke deel van de kosten worden afgetrokken. Het is in dat geval belangrijk om een duidelijke scheiding te maken en deze goed te administreren.
Voor machines met een aanschafwaarde van € 450 of meer (exclusief btw) geldt dat deze als bedrijfsmiddel moeten worden afgeschreven over meerdere jaren. Dit betekent dat u de kosten niet in één keer mag aftrekken, maar verdeeld over de gebruiksduur van de machine. Bedraagt de aanschafwaarde minder dan € 450, dan mogen de kosten wel direct in hun geheel worden afgetrokken.
Voor zzp’ers geldt specifiek dat koffie die zij zelf drinken niet aftrekbaar is, omdat dit wordt gezien als een privé-uitgave. Wel is het mogelijk om koffie die wordt geschonken aan klanten of zakelijke relaties tijdens bijvoorbeeld een overleg als representatiekosten op te voeren. Deze kosten zijn dan deels aftrekbaar, doorgaans tot 80%.
Waar moet je op letten bij het aanschaffen van een zakelijke koffiemachine?
Houd rekening met de mate van zakelijk gebruik
Bij het aanschaffen van een zakelijke koffiemachine zijn er belastingtechnische aspecten die een belangrijke rol spelen. Om in aanmerking te komen voor fiscale voordelen, moet de machine voornamelijk of volledig zakelijk worden gebruikt. Wanneer een koffiemachine bijvoorbeeld in een kantooromgeving wordt geplaatst en uitsluitend wordt gebruikt door werknemers en klanten, zijn de aanschafkosten aftrekbaar als bedrijfskosten.
Indien de machine echter gedeeld wordt gebruikt, bijvoorbeeld zowel zakelijk als privé, is alleen het zakelijke deel van de kosten aftrekbaar. Het is essentieel om deze verdeling duidelijk te maken en goed te administreren, zodat u bij een controle door de Belastingdienst de zakelijke aard van het gebruik kunt aantonen.
Houd rekening met administratieve verplichtingen
Bij het zakelijk aanschaffen van een koffiemachine moet u zorgen voor een correcte administratie. Bewaar alle facturen zorgvuldig, omdat deze als bewijs dienen voor de zakelijke uitgave. Facturen moeten voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, waaronder vermelding van uw bedrijfsnaam en btw-nummer.
Indien de machine deels privé wordt gebruikt, moet u een logboek bijhouden waarin het zakelijke gebruik wordt vastgelegd. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit een overzicht van het aantal kopjes koffie dat voor zakelijke doeleinden wordt geschonken. Zo voorkomt u problemen bij een controle en kunt u uw aftrekbaarheid goed onderbouwen.
Mogelijkheid tot Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA)
De aanschaf van een koffiemachine kan ook bijdragen aan het behalen van de drempel voor de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Deze regeling geldt voor ondernemers die in een jaar tussen de € 2.601 en € 353.973 investeren in bedrijfsmiddelen (cijfers 2025).
Als uw investering in de koffiemachine onderdeel is van dit totaalbedrag, kunt u mogelijk extra aftrek krijgen. Het is wel belangrijk dat de machine voornamelijk zakelijk wordt gebruikt; privégebruik kan het recht op deze aftrek beïnvloeden. Overweeg daarom hoe de aanschaf past binnen uw totale investeringen en stem dit af met uw boekhouding.
Waarom kiezen voor een zakelijke koffiemachine?
1. Betere faciliteiten voor werknemers
Een goede koffiemachine op de werkplek verhoogt het welzijn van werknemers. Koffie is vaak een essentieel onderdeel van de werkdag, en met een kwalitatieve machine hebben werknemers toegang tot vers gezette, hoogwaardige koffie. Dit draagt bij aan een positieve werksfeer en kan de productiviteit verhogen, omdat medewerkers minder vaak de werkplek verlaten om elders koffie te halen. Bovendien wordt een comfortabele en goed uitgeruste werkomgeving steeds belangrijker voor het aantrekken en behouden van talent.
2. Professionele uitstraling voor klanten en relaties
Een zakelijke koffiemachine geeft een professionele indruk aan klanten en zakelijke relaties. Het aanbieden van een goede kop koffie tijdens vergaderingen en besprekingen laat zien dat uw bedrijf waarde hecht aan kwaliteit en gastvrijheid. Dit kan bijdragen aan een positieve beleving van uw merk en een betere relatie met uw klanten. Vooral in sectoren waar klantbeleving centraal staat, zoals consultancy, advocatuur of retail, is een hoogwaardige koffiemachine een waardevolle investering.
3. Hogere capaciteit en efficiëntie
In tegenstelling tot standaard koffiemachines zijn zakelijke modellen ontworpen om grotere hoeveelheden koffie te zetten zonder in te leveren op kwaliteit. Dit maakt ze ideaal voor kantoren en bedrijven met meerdere werknemers of een hoog bezoekersaantal. Veel machines bieden ook snelle bereidingsmogelijkheden, waardoor medewerkers en klanten niet lang hoeven te wachten. Bovendien hebben zakelijke koffiemachines vaak grotere reservoirs voor water en koffiebonen, wat het onderhoud en bijvullen vereenvoudigt.
4. Veelzijdigheid en aanpasbaarheid
Zakelijke koffiemachines bieden vaak meer opties dan huishoudelijke machines. Denk aan de mogelijkheid om espresso, cappuccino, latte macchiato of zelfs thee en chocolademelk te zetten. Dit geeft werknemers en klanten de vrijheid om een drankje te kiezen dat past bij hun persoonlijke voorkeur. Sommige machines hebben zelfs instelbare profielen waarmee gebruikers hun ideale kop koffie kunnen personaliseren, wat een luxe ervaring biedt.