Een telefoon op de zaak klinkt misschien als iets voor mensen met een strak pak en visitekaartjes, maar in werkelijkheid gaat het gewoon om een mobiel die je voor je werk gebruikt. Het maakt dan niet uit of je hem nu zelf in handen hebt of aan iemand uit je team geeftt. Als jij de rekening betaalt, is het jouw toestel. Zo simpel is het.
Wanneer mag je de kosten aftrekken in 2025
Als je de telefoon gebruikt voor je werk, dan mag je de kosten meestal aftrekken. Dat geldt voor het abonnement, de belminuten en ook voor je dataverbruik. Gebruik je de telefoon ook privé? Dan moet je de btw corrigeren naar verhouding. Gaat het om een toestel voor iemand in loondienst en staat het toestel op naam van jouw bedrijf? Dan zijn de kosten gewoon aftrekbaar. Staat het toestel op naam van de werknemer? Dan moet je wél 21 procent btw betalen en dat is zonde van het geld.
Koop je zelf een toestel met sim only
Ook dat is prima te regelen. De kosten zijn aftrekbaar zolang je de telefoon echt zakelijk gebruikt. Let er wel op dat je bij je aangifte de juiste waarde van het toestel invult. Kost even wat moeite, maar het scheelt je uiteindelijk een hoop gezoek en misschien zelfs geld. Vooral wanneer je de telefoon ook privé veel wilt gaan gebruiken en af en toe een potje wilt pokeren in een online casino op je telefoon, is het fijn dat je een goed toestel hebt.
Gebruik je een vaste lijn voor werk
Voor ondernemers die veel vanuit huis werken, is een extra vaste lijn soms handig. Die kosten mag je aftrekken, maar alleen als je die echt voor zakelijke gesprekken gebruikt. Dus als je belt met klanten is dat prima, maar als je je moeder even bijpraat over de verjaardag van je neefje, dan telt dat dus niet mee.
Is een zakelijk abonnement verplicht
Nee, je bent niet verplicht om een speciaal abonnement af te sluiten. Toch kan het handig zijn om werk en privé gescheiden te houden. Met een zakelijk abonnement zie je in één oogopslag waar je aan toe bent. Veel providers bieden ook speciale deals voor ondernemers, zeker als je meerdere toestellen nodig hebt.
Bellen voor werk met je privé abonnement
Dat gebeurt vaak, zeker in de eerste jaren als ondernemer. Het mag gewoon, zolang je maar bijhoudt wat je zakelijk en privé gebruikt. Je hoeft het echt niet tot op de minuut uit te rekenen, maar zorg voor een redelijke inschatting. Als de Belastingdienst vragen stelt, is het wel zo fijn als je kunt uitleggen hoe je tot dat bedrag bent gekomen.
De werkkostenregeling, hoe zit dat
Heb je mensen in dienst? Dan kun je via de werkkostenregeling (WKR) een telefoon vergoeden zonder belasting te betalen, zolang je onder de vrije ruimte blijft. In 2025 is die 2 procent over de eerste 400.000 euro aan loonsom. Kom je daarboven? Dan betaal je over het extra bedrag maar liefst 80 procent belasting. Dus het is wel verstandig om dat goed in de gaten te houden.
Wanneer is een zakelijke telefoon echt nodig
Om belastingvrij een telefoon te vergoeden, moet er wel sprake zijn van zakelijk gebruik. Gelukkig is dat tegenwoordig vrij vanzelfsprekend. Denk aan mailen onderweg, klanten bellen of informatie opzoeken tijdens afspraken. Dat soort gebruik is zó standaard dat er meestal geen discussie over ontstaat.